Vedenie transparentného účtovníctva je základným pilierom každej úspešnej firmy.
Bez pravidelného a presného sledovania financií by bolo náročné udržať finančnú stabilitu a plánovať budúce kroky. Reporting účtovnej kancelárii pomáha udržiavať dôverný obraz o finančnej situácii organizácie a ak je vykonávaný správne, prináša so sebou viacero výhod. Pravidelné reportovanie pomáha viesť podnik ako strategicky, tak operatívne.
Ako na efektívny a bezpečný reporting
Zodpovednosť na strane klienta účtovnej kancelárie spočíva v zodpovednosti za odovzdané dáta. Klient by mal disponovať aspoň jedným IT systémom, kde sú uložené a sprístupnené dôležité podnikové údaje v štruktúrovanej forme. V ideálnom prípade ich daný IT systém ukladá do databázy.
Softvérové riešenia pre ľahké zvládnutie reportingu
Na trhu existujú viaceré šikovné riešenia. Jedným z najpopulárnejších a ľahko dostupných je Microsoft Power BI, ktorý preferujeme aj u nás v spoločnosti Manitek. Ďalšie známe a často využívané riešenia sú Tableau, z drahších nástrojov je to napríklad QlikView.
Výhody online reportingu pre klienta
- Aktuálnosť údajov: V reportovacích nástrojoch klient nájde živé alebo pravidelne aktualizované údaje priamo z jeho informačných systémov. Report sa vyrába len raz a následne sa pravidelne aktualizujú už len dáta. Vďaka tomu dlhodobo dochádza k výraznému šetreniu času oproti reportovaniu v Exceli.
- Prepojenie viacerých systémov: Reportovacie nástroje schopne spájajú aktuálne údaje z rôznych systémov, ktoré medzi sebou nie sú prepojené. Môžu sa spájať vnútropodnikové údaje ako aj externé alebo verejné zdroje.
- Zoskupovanie: Reporting sumarizuje, zoskupuje alebo prepočítava merateľné informácie. V prípade potreby zobrazí aj detailné zápisy, z ktorých sa výpočty skladajú.
Zoskupené a detailné údaje z Manitek timesheet softvéru K_CRM.
- Interaktívnosť: Reporting je interaktívny, napríklad v reporte nižšie je možné interaktívne filtrovať projektové investície podľa mesiacov.
Zdroj – IFS Project Management modul a IFS Financie
Tabule (dashboards) dokážu sprostredkovať rýchle a ľahko čitateľné informácie. Zobrazujú iba najrelevantnejšie dáta a sú schopné užívateľa upozorniť a vyzvať k akcii, keď očakávania nie sú splnené.
Následný dashboard znázorňuje počet zákazníkov a ich rozlohy v budove.
Dashboard je interaktívny. Pri kliknutí na jeho čísla sa automaticky otvorí patričný report, ktorý ukazuje detailné a vizuálne zhodnotené informácie.
Výhody reportingu na príklade nástroja Microsoft Power BI
Reporting v Power BI Cloude podporuje zobrazovanie reportov vo webových prehliadačoch. Je vďaka tomu dostupný všetkým užívateľom bez potrebných softvérových inštalácií. Power BI obsahuje sadu nástrojov, ktoré umožňujú analyzovať, vizualizovať dáta a reporty bezpečne zdieľať.
Benefity nástroja Power BI:
- Online prístup cez web browser (viewer aj report editor),
- reporty podľa preferencií vytvára buď IT, samotní užívatelia alebo vznikajú v spolupráci,
- možnosť exportu dát – napríklad do Excelu pre účel detailnejšej analýzy,
- Power BI Desktop (nástroj na vytváranie reportov) je k dispozícii zadarmo, PowerBI súbory sa v ňom dajú vytvárať a otvárať aj bezplatne,
- bezpečné zdieľanie reportov dát vďaka viacfaktorovej Microsoft autentifikácii,
- fyzické zabezpečenie dát v Microsoft datacentre,
- používanie služby je dostupné za nízky mesačný poplatok za každého užívateľa. Pre individuálne reporty, ktoré užívateľ nepotrebuje zdieľať, je Power BI online dokonca zadarmo.
Využívanie Excelu pri reportingu – áno či nie?
Technicky je možné ukladať podnikové informácie v Exceli a používať Excel ako zdroj pre online reporting. Tento spôsob však veľmi neodporúčame pri súboroch, ku ktorým majú prístup viacerí užívatelia. Údaje v Exceli sa dajú ľahko meniť, mazať a presúvať. S týmito modifikáciami je následne ohrozená správnosť reportingu ako aj integrita dát.
V Manitek využívame Excel často a radi, neslúži u nás však na ukladanie citlivých podnikových údajov. Excel využívame na vyhodnotenie alebo prezentáciu údajov. Automatizovaný online report exportujeme do Excelu a robíme v ňom ďalšie vyhodnotenia.
Po získaní potrebných prehľadov a analýz Excel zvyčajne zase vymažeme alebo len archivujeme, pretože neostáva zdrojom našich podnikových údajov. Vďaka nami využívaným reportovacím nástrojom si ich vieme jednoducho vytvoriť s aktuálnymi dátami opätovne, bez rizika straty údajov a bez ich netransparentného zaznamenávania.
Excel ako užitočný nástroj pre vyhodnocovanie dát